Petunjuk Umum Penggunaan Aplikasi Sistem Keuangan Desa SISKEUDES

PETUNJUK UMUM PENGGUNAAN APLIKASI

A. GAMBAR UMUM APLIKASI

Aplikasi tata kelola keuangan desa ini pada awalnya dikembangkan Perwakilan BPKP Sulawesi Barat sebagai proyek percontohan di lingkungan BPKP pada bulan Mei 2015. Aplikasi ini telah diimplementasikan secara perdana di Pemerintah Kabupaten Mamasa pada bulan Juni 2015. Keberhasilan atas pengembangan aplikasi ini selanjutkan diserahkan kepada Deputi Kepala BPKP Bidang Pengawasan Penyelenggaran Keuangan Daerah setelah melewati tahapan Quality Assurance (QA) oleh Tim yang telah ditunjuk. Terhitung mulai tanggal 13 Juli 2015 aplikasi keuangan desa ini telah diambil alih penanganannya oleh Deputi Pengawasan Bidang Penyelenggaraan Keuangan Daerah BPKP di Jakarta.

Aplikasi keuangan desa ini menggunakan database Microsoft Acces sehingga lebih portable dan mudah diterapkan oleh pengguna aplikasi yang awam sekalipun. Secara teknis transaksi keuangan desa termasuk dalam kelompok skala kecil, sehingga lebih tepat ditangani secara mudah dengan database acces ini. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer hanya dikhususkan untuk tujuan tertentu atau volume transaksi sudah masuk dalam kategori skala menengah.

Penggunaan aplikasi keuangan desa harus mendapatkan persetujuan dari BPKP selaku pengembang aplikasi. Pemerintah Daerah dapat mengajukan permohonan penggunaan aplikasi ini kepada Perwakilan BPKP setempat. Pengajuan penggunaan aplikasi agar dikoordinasikan oleh Pemerintah Daerah sehingga dapat diterapkan pada seluruh desa yang ada pada pemerintah daerah yang bersangkutan.

Persetujuan penggunaan aplikasi dilakukan dengan cara memberikan kode validasi dan sml pemda yang dikeluarkan secara resmi oleh BPKP.

B. DATABASE DAN SISTEM KONEKSI DATA

Koneksi database harus dilakukan pada saat pertama kali aplikasi digunakan. Koneksi database disimpan dalam file config.ini pada folder aplikasi keuangan desa. Koneksi database secara default menggunakan tab koneksi Microsoft Acces Database seperti tampak pada gambar berikut.

Pada inteface koneksi data tersedia 2 pilihan opsi koneksi, via ODBC (Open Database Connectivity) atau Direct Acces. Dengan koneksi via ODBC, aplikasi keuangan desa melakukan pembacaan data tidak secara langsung ke Driver MsAcces akan tetapi menggunakan mesin ODBC pada sistem operasi windows. Sedangkan Direct Acces pembacaan file langsung dilakukan pada file database yang bersangkutan.

Penggunaan opsi koneksi ODBC mengharuskan sistem komputer terinstall Microsoft Jet OleDB 4.0 pada Microsoft Office 2000-2003. Sehingga untuk komputer yang tidak terinstall office 2003 tidak dapat menggunakan fitur ini. Apabila ingin tetap menggunakan fitur ini adalah dengan cara menambahkan instalasi Office Acces 2003 atau Acces Database Engine. Untuk memastikan apakah fitur ini dapat digunakan dapat dilihat pada Control Panel Windows pada tab System & Security

=> Adminstratif Tools => Datasource (ODBC seperti tampak pada gambar berikut.

Secara teknis penggunaan opsi via ODBC lebih disarankan dan lebih menjamin keamanan data dari kerusakan (corrupt) dan dapat digunakan pada mode multiuser dengan cara melakukan sharing folder database “DataAPBDes.mde”.

Penggunaan opsi Direct Acces membuat aplikasi langsung melakukan pembacaan file pada database keuangan desa. Opsi ini digunakan apabila dalam komputer tidak tersedia Microsoft Jet Oledb4.0 untuk “*.mdb” pada komputer yang hanya terinstall office2007, 2010 atau 2013. Penggunaan opsi ini tidak disarankan karena pada kondisi tertentu, seperti komputer lambat, low memory atau komputer terinfeksi virus dapat membuat database rusak atau corrupts. Penggunaan opsi ini hanya untuk single user atau dengan kata lain hanya untuk komputer PC atau Laptop secara stand alone (tidak menggunakan jaringan).

Penggunaan aplikasi dengan mode ODBC lebih disarankan bila dibandingkan dengan mode Direct Acces demi keamanan data. Untuk komputer yang sudah terlanjut terpasang Office 2007 s.d 2013 agar menambahkan office acces 2003 sehingga dapat menggunakan fitur ODBC. Penggunaan aplikasi dengan menggunakan database SQLServer agar menghubungi Tim Pengembang. Tatacara pengoperasian dan penggunaan aplikasi pada dabase SQLServer sama seperti tatacara penggunaan database pada aplikasi Simda BPKP.

Untuk pemeliharaan data keuangan desa pada database microsoft acces, pengguna aplikasi agar melakukan compact and repair database secara berkala untuk

memampatkan database. Proses ini dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali. Cara melakukan compact and repair database adalah dengan membuka database aplikasi keuangan desa “DataAPBDes.mde” pada folder aplikasi dan memilih menu yang tersedia seperti tampak pada gambar dibawah ini.

Proses pemampatan data hanya dapat dilakukan ketika aplikasi sedang tidak aktif. Oleh karena itu aplikasi keuangan desa harus ditutup dengan sempurna terlebih dahulu sebelum proses compact and repair database dilakukan.

C. ADMINISTRASI DATA USER

Menu administrasi data user digunakan untuk menentukan user_id, password dan level pengguna aplikasi keuangan desa. Menu Parameter Data hanya boleh diakses oleh user_id dengan level administrator yang ditempatkan pada Kabupaten/Kota. Sedangkan menu lain diakses operator pada tingkat desa dan kecamatan.

Dalam menu ini juga ditetapkan batasan kewenangan pengguna aplikasi untuk mengakses fitur-fitur yang tersedia dalam aplikasi. Administrator menetapkan batasan menu yang dapat diakses oleh user/operator aplikasi desa.