Penatausahaan adalah kegiatan yang nyaris dilakukan sepanjang tahun anggaran. Kegiatan ini berrtupu pada tugas dan tanggungjawab Bendahara. Ketekunan dan ketelitian menjadi syarat dalam melaksanakan kegiatan ini. Apa saja ketentuan yang harus dipatuhi, tugas dan tanggung jawab Pengelola, prosedur dan dokumen penatausahaan dipaparkan secara rinci pada Bab ini.
Pengertian
Penatausahaan adalah pencatatan seluruh transaksi keuangan, baik penerimaan maupun pengeluaran uang dalam satu tahun anggaran.
Ketentuan Pokok Penatausahaan
Pengelola Keuangan Desa, khususnya Bendahara, wajib memahami beberapa hal yang menjadi ketentuan pokok dalam Penatausahaan, agar kegiatan Penatausahaan berlangsung secara benar dan tertib. Secara ringkas, ketentuan pokok dimaksud disajikan pada tabel di bawah ini:
| Transaksi/Kegiatan | Ketentuan Pokok |
| Rekening Desa | 1. Rekening Desa dibuka oleh Pemerintah Desa di bank Pemerintah atau bank Pemerintah Daerah atas nama Pemerintah Desa.
2. Spesimen atas nama Kepala Desa dan Bendahara Desa dengan jumlah rekening sesuai kebutuhan. |
| Penerimaan | Penerimaan dapat dilakukan dengan cara:
1. Disetorkan oleh bendahara desa 2. Disetor langsung oleh Pemerintah supra desa atau Pihak III kepada Bank yang sudah ditunjuk |
| 3. Dipungut oleh petugas yang selanjutnya dapat diserahkan kepada Bendahara Desa atau disetor langsung ke Bank. | |
| Penerimaan oleh bendahara desa harus disetor ke kas desa paling
lambat tujuh hari kerja dibuktikan dengan surat tanda setoran |
|
| Pungutan | Pungutan dapat dibuktikan dengan:
1. Karcis pungutan yang disahkan oleh Kepala Desa 2. Surat tanda bukti pembayaran oleh Pihak III 3. Bukti pembayaran lainnya yang sah |
| Pengeluaran | 1. Dokumen penatausahaan pengeluaran harus disesuaikan
dengan peraturan desa tentang APBDesa atau Peraturan Desa tentang Perubahan APBDesa 2. Pengeluaran dilakukan melalui pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) |
Tugas, Tanggung jawab, dan Prosedur Penatausahaan:
- Bendahara Desa wajib melakukan penatausahaan terhadap seluruh penerimaan maupu pengeluaran.
- Bendahara Desa wajib mempertanggungjawabkan penerimaan uang yang menjadi tanggungjawabnya melalui laporan pertanggungjawaban penerimaan kepada kepala desa paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
- Kepala Seksi, selaku Pelaksana Kegiatan bertanggungjawab terhadap tindakan pengeluaran yang menyebabkan atas beban anggaran belanja kegiatan dengan mempergunakan buku pembantu kas kegiatan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan didesa.
Prosedur penatausahaan penerimaan
a. Prosedur Penerimaan melalui Bendahara Desa
Penyetoran langsung melalui Bendahara Desa oleh pihak ketiga, dilakukan sesuai prosedur dan tatacara sebagai berikut:
1) Pihak ketiga/penyetor mengisi Surat Tanda Setoran (STS)/tanda bukti lain.
2) Bendahara Desa menerima uang dan mencocokan dengan STS dan tanda bukti lainya.
3) Bendahara Desa mencatat semua penerimaan
4) Bendahara Desa menyetor penerimaan ke rekening kas desa
5) Bukti setoran dan bukti penerimaan lainnya harus diarsipkan secara tertib.
Dilarang..!!
Bendahara Desa dilarang
- Membuka rekening atas nama pribadi di bank dengan tujuan pelaksanaan APBDes.
- Menyimpan uang, cek atau surat berharga, kecuali telah diatur melalui peraturan perundang-undangan.
Prosedur Penerimaan melalui Bank
Penyetoran melalui bank oleh pihak ketiga dilakukan sesuai prosedur dan tata- cara sebagai berikut:
1) Bank yang ditunjuk oleh Pemerintah Desa dlm rangka menyimpan uang dan surat berharga lainnya yang ditetapkan sebagai rekening kas desa.
2) Pihak ketiga/penyetor mengisi STS/tanda bukti lain sesuai ketentuan yg berlaku.
3) Dokumen yg digunakan oleh bank meliputi :
- STS/Slip setoran
- Bukti penerimaan lain yg syah
4) Pihak ketiga/penyetor menyampaikan pemberitahuan penyetoran yg dilakukan melalui bank kepada bendahara desa dengan dilampiri bukti penyetoran/slip setoran bank yg syah.
5) Bendahara desa mencatat semua penerimaan yg disetor melalui bank di Buku Kas Umum dan Buku Pembantu bank berdasarkan bukti penyetoran/slip setoran bank